Zarządzanie czasem

Niestety, mam ostatnio spore problemy z organizacją czasu. Miałem je właściwie zawsze i – co nie powinno dziwić – były one tym większe, im więcej miałem czasu do dyspozycji.

Gdy zacząłem pracę w dwóch robotach, organizacja czasu się poprawiła; jednak sposób z dokładaniem sobie zajęć raczej ciężko się skaluje, dlatego też postanowiłem odkurzyć notatki poczynione na szkoleniu z zarządzania czasem. Uwaga – forma posta to luźne notatki, zawierają skróty myślowe itp.

Zasada SMART

Sposób formułowania celów

S – imple – prosty (jednoznaczny, zrozumiały)

M – easurable – mierzalny

A – chievable – osiągalny, realistyczny

R – elevant – istotny

T – imely defined – określony w czasie

Sfery życia

  • duchowa
  • społeczna
  • materialna
  • fizyczna
  • naukowa
  • psychiczna

Podział celów wg. terminu wykonania

  • cele długoterminowe (cele życia)
    • ……………………………………………………………
    • ……………………………………………………………
  • cele średnioterminowe (do 5 lat)
    • ……………………………………………………………
    • ……………………………………………………………
  • cele krótkoterminowe (najbliższe 12 miesięcy)
    • ……………………………………………………………
    • ……………………………………………………………

Drzewo zamiarów podporządkowanych

1…………………………………. a)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
b)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
c)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
d)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
2…………………………………. a)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
b)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
c)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
d)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
3………………………………… a)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
b)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….
c)………………………………… …………………………………………….
…………………………………………….
d)……………………………….. …………………………………………….
…………………………………………….

Zasady planowania

  • reguła 60:40 – planować tylko 60% czasu; 20% rezerwy, 20% odpoczynku
  • analiza czynności i czasu ich trwania
  • zbiór zadań – wszystkie zadania
  • regularnie + systematycznie + konsekwentnie
  • realistyczne planowanie
  • straty czasu
  • zapis
  • sprawy niezałatwione – na następny dzień
  • rezultaty zamiast czynności
  • wyznaczanie czasu – precyzyjnie określać czas, ale nie zastanawiać się zbyt długo
  • terminy wykonania / deadline
  • priorytety
  • tyrania spraw niecierpiących zwłoki
  • pożeracze czasu i rezerwy czasu
  • przerabianie-sprawdzanie – co można usunąć
  • czas wolny – każda wolna chwila, np. przejazd komunikacją miejską
  • blokada czasu (czas bez zakłóceń) – rezerwować większe bloki czasu na sprawy ważne
  • czas na planowanie – ok. 1%
  • działania rutynowe – nie zapominać o nich
  • czynności bezproduktywne
  • alternatywy – próbujemy wymyślić inny sposób
  • urozmaicenie – dbamy o różnorodność naszych działań

Matryca Eisenhowera

ważne planować strategicznie i wyznaczać terminy wykonywać osobiście natychmiast
nieistotne kosz redukować i delegować
niezbyt pilne pilne

 Moje „pożeracze czasu”

tabelka z rozwiązaniami

Pożeracz Rozwiązanie
– wikipedia

– płyty

– przenieść na czas wolny

– zrobić komputerowy katalog

Podręczna kontrola dnia

  • kciuk – wyniki przemyśleń
    • do jakich nowych wniosków dzisiaj doszedłem? jakie nowe doświadczenia dziś zdobyłem?
  • wskazujący – osiąganie celów
    • co dziś zrobiłem, co osiągnąłem?
  • środkowy – mentalność
    • jaki miałem dziś nastrój, humor?
  • serdeczny – pomoc, porady
    • jak pomogłem innym, ucieszyłem kogoś, udzieliłem komuś wsparcia?
  • mały – ciało, kondycja
    • w jakiej kondycji fizycznej byłem dzisiaj? co zrobiłem dla mojej kondycji i zdrowia?

Zasada ABC (priorytety)

  • A – ważne (15% zadań, 65% celów)
  • B – 20% zadań, 20% celów
  • C – 65% zadań, 15% celów

Planowanie – przed rozpoczęciem pracy (np. wieczorem)

  1. Lista zadań.
  2. Oszacuj czas.
  3. Czas zapasowy (czynności nieprzewidziane – 20% czasu)
  4. Wyznacz priorytety
  5. Deleguj zadania
  6. Kontroluj realizację

Luźne uwagi

  • Planowanie ok. 1% czasu
  • Największa efektywność – rano i po przerwie obiadowej
  • Najpierw zadania trudne i niemiłe
  • redukcja zakłóceń
  • stopniowanie trudności (zaczynamy od 10 przysiadów, docelowo np. 50 przysiadów)
  • 21 dni do rutyny

One thought on “Zarządzanie czasem”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *